Meeting, Meeting dan Meeting

Sebenarnya, apa fungsi meeting itu? Menurut Schermerhorn, meeting merupakan suatu situasi di mana informasi itu dibagi, keputusan dibuat dan setiap orang yang hadir mampu memahami permasalahan yang sedang dihadapi dan berusaha untuk menyelesaikannya bersama.

Hal-hal ini dapat dicapai jika meeting yang dilakukan berjalan secara efektif, namun terkadang meeting hanya terlihat sekedar membuang waktu. Padahal untuk membuat meeting produktif, tidak hanya dilakukan oleh satu dua orang saja, melainkan seluruh peserta meeting harus bekerja sama untuk membuat meeting menjadi lebih produktif.

Ada tujuh kesalahan yang dilakukan dalam meeting sehingga membuatnya menjadi tidak produktif, berikut pemaparannya.

1. Terlambat

Peserta meeting datang terlambat, sudah datang terlambat namun ingin cepat-cepat pergi karena meeting membosankan sehingga mereka tidak serius dalam menjalankan meeting. Fungsi meeting yang sesungguhnya tidak akan berjalan dengan baik.

2. Terlalu Lama

Meeting yang seharusnya bisa diselesaikan selama 30 menit, malah molor menjadi satu jam. Peserta yang datang terlambat membuat meeting mulai terlambat juga. Pembicaraan yang terlalu ngalor ngidul dan tidak to the point juga merupakan salah satu faktornya.

3. Terlalu Mudah Terdistraksi

Peserta tidak mampu fokus pada topik yang sedang diperbincangkan. Mereka kerap kali loncat-loncat dalam membahas sesuatu.

4. Diskusi Berjalan Pasif

Meeting yang seharusnya berjalan aktif, malah menjadi pasif. Peserta malas untuk berpendapat, kalaupun ada malah diam saja tidak diutarakan.

5. Pengambilan Keputusan yang dipending

Dikarenakan tidak semua informasi didapatkan karena pasifnya peserta,maka keputusan tidak dapat diambil dan akan terus-terusan dipending sampai meeting berikutnya.

6. Selesai Meeting Tidak Ada Aksi

Ketika meeting selesai dan keputusan diambil, namun tidak ada seorang pun menjalankan keputusan itu.

7. Tidak Ada yang Membaik

Setiap selesai meeting, tidak ada hal yang diperbaiki, malah kesalahan semakin banyak dibuat. Mulai dari keputusan yang tidak diambil, pasifnya peserta, komunikasi yang hanya satu arah, dan sebagainya.

Berdasarkan tujuh hal yang sudah dipaparkan sebelumnya, mungkin Anda bisa mulai memikirkan bagaimana definisi meeting itu sendiri dan mengapa meeting harus dilakukan. Alangkah lebih baiknya kesalahan seperti di atas Anda hindari dalam pelaksanaannya. Selamat meeting!

Sumber : Portal HR